Dicas para automatizar os processos de negócio da sua empresa

by opservices

A tecnologia é uma das principais aliadas dos empreendedores que sonham em alavancar seus negócios sem precisar gastar muito dinheiro. Isso também é verdadeiro nos processos de negócios que, quando automatizados, podem fazer com que as atividades se tornem mais ágeis e produtivas, demandando menos tempo e esforço dos funcionários e setores responsáveis. No entanto, antes de começar uma mudança tão importante como essa em sua empresa, é preciso saber se ela irá trazer os resultados esperados. Confira algumas dicas para automatizar os processos de negócio com sucesso:

Identifique os processos

O primeiro passo a ser seguido é mapear, de forma completa e abrangente, todos os processos (ou parte deles) que podem ou precisam ser automatizados. Para isso, identifique casos como:

• documentos distribuídos entre diversos funcionários/setores;
• consultas recorrentes para localização de arquivos;
• atividades duplicadas e/ou manuais;
• tarefas que, quando finalizadas, podem disparar outras de forma automática;
• pontos em que o processo é interrompido em função de uma pessoa que não esteja disponível.

Esses casos podem estar diretamente relacionados ao desempenho dos funcionários, ao nível de produtividade de uma fábrica, aos fluxos de atendimento nos canais de venda, às práticas de e-commerce, entre outros fatores.

Use a prata da casa

Os próprios sistemas utilizados pela sua empresa muitas vezes contam com alguns recursos que permitem a visualização parcial dos possíveis ganhos com a automação. Imagine um software que registra as compras dos clientes: quando o pedido entra no sistema, pode disparar uma série de processos internos automaticamente dentro da empresa (como geração de nota fiscal ou localização do produto no estoque) exigindo apenas algumas alterações no código. Em seguida, sua empresa poderá partir para uma automação mais robusta dos processos com o uso de ferramentas disponíveis no mercado, o que irá garantir a redução dos principais gargalos e o verdadeiro aumento da produtividade.

Monitore com atenção

Para avaliar como a automação de processos impacta a empresa, é preciso definir os indicadores de desempenho que ela espera melhorar com a iniciativa, comparando os resultados do cenário atual e após a mudança. Escolha as métricas mais importantes para seu negócio, que irão mostrar o desempenho da empresa rumo aos objetivos estratégicos. Isso irá permitir testes mais precisos e um maior controle dos processos.

Prepare-se para as mudanças

A automação de processos em uma organização muda de forma substancial o modo como as pessoas trabalham no dia a dia. E não podemos nos esquecer de que as pessoas são elementos indispensáveis para que o novo cenário seja aceito e adotado como rotina. Dessa forma, delegue a automação dos processos de negócio a um profissional com experiência e que esteja empenhado no alcance dos objetivos, para que as mudanças possam ser gerenciadas sem gerar prejuízos ao clima na empresa.

Não se esqueça do cliente

Muitas empresas desenvolvem a automação dos processos de negócio olhando somente para si mesmas. Mas lembre-se que as mudanças mais importantes são aquelas percebidas pelos clientes, como agilidade no atendimento, entrega dos produtos/serviços, facilidade para preencher cadastro, etc.

Tenha paciência

Ao começar a automação dos processos, lembre-se que você ainda poderá alterá-los posteriormente. Por isso, não espere que a primeira mudança seja perfeita, pois pode levar tempo até que o processo amadureça e apresente os resultados esperados. Respeite os ciclos de iteração e avalie, periodicamente, o que pode ser feito para melhor o estado atual. Automatizar os processos é fundamental para que a empresa consiga tomar melhores decisões sobre o negócio e alcançar melhores níveis de serviço. Por isso, sua automação e melhoria contínua não podem ser vistas apenas como ações temporárias, mas sim como parte da cultura da empresa.